İyi bir çalışma ortamı nedir? Bu sorunun bir çok cevabı olabilir. Hatta muhatabının statüsüne, şirketteki pozisyonuna ve geçmişine göre değişen yüzlerce cevap olabilir. Kimine göre iyi dostlukların yaşandığı bir ortam, kimine göre düzen, kimine göre iyi kazanç. Evet, bu soru çok değişkendir. Ancak irdelendiğinde verilen cevapların bir biri ile oldukça bağlantılı olduğu gözlemlenebilir.
Çalışma ortamında çalışanların mutlu olabilmesi için gereken detaylar oldukça fazladır. Fakat yukarıda da bahsettiğim gibi temelde çalışılan ortamda ki düzen ve nizam oldukça önemlidir. Domino taşları gibi. Biri devrildiğinde tüm sistem çöker.
Değişen ve gelişen teknoloji ile beraber birim zamanda bizden beklenen çıktılarda artmaktadır. Çalışma ortamından alacağımız verim ve dolayısı ile bizim vereceğimiz çıktı, düzen ve nizam’ın çalışma ortamında bulunma oranı ile doğru orantılıdır. Düzen bulunmayan ortamda stres artacak, verim düşecek ve işler yetişmeyecektir. Bu çalışana mesai yükü olarak dönecek, iş verene ise mesai ücreti. İşler böyle böyle birikecek, maliyetler artacak ve şirketin karlılığı azalacaktır. Dolayısı ile çalışanın yıl sonu alacağı prim, maaş zammı ve ekstralar azalacak. Bu durum da çalışanda şirket bağlılığı azalırken, mutsuzluk artacaktır. Görüldüğü gibi düzen ve nizam bir şirketin temel düsturu olmalıdır. Aksi durumda yetişmeyen işler, bitmeyen stres ve verimsiz çalışanlar şirkette kol gezmeye başlayacaktır. Bu gidişin sonu elbette hüsran. Tabi yöneticiler bunun farkına varıp önlemler almaz ve patron bunu talep etmezse.
Şirketlerde bu tür problemlerin çözümü olarak geliştirilmiş, kalite yönetim sistemlerinin bir yaklaşımı ve işyeri organizasyon yönetimi olan Japonca 5 kelimenin baş harflerinin birleşmesinden türetilmiş 5S uygulaması en ideal çözümdür. Bu uygulamayı detayları ile inceleyelim.
Laboratuvarda Mini 5S uygulama örneği
Kalite Yönetimi 5s tanımları;
5S uygulaması için bir çok tanım yapılmış elbet. Ben en çok dikkatimi çeken ve sık rastladığım şu tanımları sizinle paylaşmak istedim.
- Organizasyonlarda kaliteli bir çalışma ortamı oluşturmak ve sürekliliğini sağlamak için geliştirilen bir tekniktir. Çalışma koşullarını performans, konfor,güvenlik ve temizlik açılarından en iyiye ulaştırma amacı güder. Ayrıca temiz ve organize bir çalışma ortamı sağlayarak israfın ve değişkenliğin azalmasını sağlar.(1)
- 5S metodolojisi çalışanların bilinçlenmesini sağlayarak, yukarıda bahsettiğimiz kazanımları elde etmiş ve sürekli iyileştirmeye açık bir sisteme sahip işletmeler oluşturmayı hedefler. 5S iş güvenliği, kalite, verimlilik, makine performansı, stok kontrolü, çalışanların katılımı ve motivasyonuna büyük katkılarda bulunan basit ve kolay uygulanabilen, çalışanlara uygulatılan değil, bizzat çalışanlar tarafından uygulanan bir sistemdir. 5S çalışanlara keyifli ve güvenli çalışma koşulları sağlar, işyerine ‘’ait olma’’ duygusunu hissettirir , ‘’benim saham, benim makinam ve benim fabrikam’’ bilincini aşılar ve ekip çalışmasını geliştirir. (2)
Dağınık bir ortam insan vücudunda bir çok değişik fonksiyona sebebiyet verebilir. Bunların başlıcaları;
- Daima ertelemeye yol açar, sürekli erteleme isteği doğurarak işlerin birikmesine sebebiyet verir.
- Dağınıklık kilonuzu etkiler ve sizi zayıf düşürür büylece dikkat bozuklukları yaşanabilir.
- Uygunsuzluğa yol açar. Etiketsiz işler, düzensiz çalışmalar uygunsuz sonuçlar doğurabilir.
- İnsanda yılgınlık yaratır, sinirleriniz gerilir ve artık birşey yapmak istemezsiniz.
- Dikkat bozukluklarına yol açar. Böylelikle hata yapma riskiniz artar.
- Süreçlerde zaman kayıpları meydana gelir ve bu çalışanda stres olarak görülür. Firmada gereksiz iş yüküne sebebiyet verir.
- Ayrıca düzensiz ve kontrolsüz bir ortamda israf hat safhadadır. 5S uygulamalarıyla süreçlerdeki israf görünür duruma gelir ve kontrolü kolaylaşır.
5S özellikle organizasyonel yapılanmalarda çalışma ortamlarında baş gösteren sorunların, insan üzerinde oluşturduğu etkileri minimize etmek için yukarıda tarif edilen durumları ve benzer durumları ortadan kaldırmak için uygulanan bir sistemdir.
5S süreçlerdeki verimi arttırmanın yanı sıra çalışan psikolojisini, yaptığı iş ile ilgili bilgi ve becerilerin gelişmesini, çalışma standartlarını, ben merkezden çıkıp biz dili ile konuşarak kendini organizasyonun bir parçaşı gibi hissetmeyi, çalıştığı fimaya olan bağlılığını sağlar.
Bunlarla beraber süreçlerde ki iyileştirmeler iş süreçlerinde yapılan hataların, iş kazalarının ve mekanik problemlerin azalmasına, dağınık bir çalışma ortamında oluşan zaman kayıpların ortadan kalkmasına, çalışanların işe olan bağlılıklarının-motivasyonunun artmasına ve tüm bunlara bağlı olarak kalitenin artmasına olanak sağlar.
5S AŞAMALARI
1-Ayıklama (Seiri)
Çalışma alanında anlık ihtiyacı duyulmayan malzeme, ekipman ve aletlerin sınıflandırılarak ilgili bölgeden uzaklaştırılması veya yerlerinin düzenlenmesi işlemidir.
Ayıklamaya neden ihtiyaç duyulur?
- Günden güne kalabalıklaşan bir ortam çalışmayı zorlaştırmıştır.
- Zorlaşan şartlar zaman kayıplarına sebebiyet vermektedir.
- Kalabalıklaşan ortamlarda aranılan malzemeleri bulmak zorlaşır. Dolayısıyla elde olmadığı düşünülerek yeni siparişler açılır, gereksiz ve fazla stok durumları oluşur.
- Yoğunluk ve dağınıklık çalışanda strese yol açar.
- Zaman kayıpları oluşur. Bu ekstra bir iş yükü ve maliyete yol açar.
Bu maddelere çalışma ortamına göre bir çok etken eklenebilir. Düzgün bir ayıklama iyi bir ortam analizinden geçmektedir. Ayıklamayı yapmamız için gerekçelerimizi sıralamalı ve ayıklama işlemini bu gerekçelere göre yapmalıyız.
Sorulabilecek bazı sorular şu şekildedir;
- Çalışma ortamında gereksiz eşyalar nelerdir?
- Zeminlerde ve duvarlarda; kablo, boru vb. malzemeler bulunuyor mu?
- Çalışma alanını daraltan ve gereksiz yer kaplayan masa, sandalye, ekipman vb. teçhizat var mı?
- Tüm malzemeler sınıflandırıldı mı? Sınıflandırılan malzemeler etiketlenip numaralandırıldı mı? Etiketlendirilip numaralandırılan malzemeler raflara belirli bir düzende yerleştirildi mi?
- Çalışma alanı yeterli midir?
2-Düzen(Seiton)
Ayıklama aşamasında analiz edilerek sorulan soruların uygulamaya dökülerek düzenleme aşamasıdır.
Bu aşama çalışma ortamının düzenlenmesi ile sürekli ihtiyaç duyulan malzemelerin, ekipmanların kolay ulaşılabilir olmasını ve ortamın daha tertipli görünmesini sağlar. Düzenleme ortamdaki her türlü ekipman, malzeme ve makinayı kapsayabilir.
Bir ortamda düzen yoksa;
- Hareket ve iş kayıpları yaşanır.
- Düzensizlikten kaynaklanan gereksiz ve aşırı stok oluşur.
- Çalışma koşulları güvensizleşir.
- Çalışan gereksiz efor sarf ederek enerji kaybına uğrar.
- Sürekli bir şeylerin aranmasından kaynaklı zaman kayıpları ortaya çıkar.
Düzenleme yapılırken şu üç soru sorulmalıdır;
- Ne?
- Nerede?
- Ne kadar?
Bu sorular düzenleme aşamasında 5S uygulanan alanda ki tüm iş süreçleri için sorulmalaı ve cavepları iyi bir şekilde irdelenmelidir. Bu soruların muhatapları işi yapan kişiler olmalıdır. İşi en iyi yapan bilir yaklaşımı ile çalışanların vereceği cevaplar en kestirme ve en isabetli cevaplardır.
3-Temizlik (Seiso)
Temizlik insan yaşamında önemli bir yere sahiptir. Temiz olmak işe gösterilen özenin ve işi benimsemenin bir göstergesidir.
Temizlik sadece çalışanın temiz çalışması değil, çalışma ortamının da temiz olmasıdır. Yani hem çalışan temizlik bilincine sahip olmalı bu konuda eğitilmeli, hem de çalışana yönetim tarafından temiz bir çalışma ortamı sağlanmalı.
Yani; Düzenli olarak ortamda temizlik yapılmalı, bu dökümante edilerek kontrolü sağlanmalı ve ortamda sürekliliği gözlemlenmelidir.
Temiz olmayan ortamlarda;
- Cihazların ve ekipmanların verimliliği azalır.
- İş güvenliği azalır. Yağlı, kaygan zeminlerin oluşması gibi sonuçlar ortaya çıkar.
- Bakım maliyetleri artar.
- Çalışanlarda moral bozuklukları oluşur.
- Olası bir durumda kirlilikten kayanaklanan sorunlarda bu kirliliğin kaynağını bulmak zorlaşır.
- Kalite azalır.
4-Standartlaştırma (Seiketsu)
Ayıklama, düzen ve temizliğin korunabilmesi için tüm işlemler standartlaştırılmalıdır. Yani takip edilebilir dökümanlar oluşturulmalı ve bunlar çalışanlara kullanım amaçlarına göre ve kullanıcılarına göre eğitimlerle anlatılmalı ve kullanımları sağlanmalıdır.
Standartlaştırma ne gibi faydalar sağlar?
- Tüm adımların kontrolü kolaylaşır.
- Hataların hangi aşamalarda ve kimler tarafından yapıldığının tespitini sağlar.
- Bu tespitler sonucu hem nitel hem de nicel veriler sağlanır.
- Standartlar ve kontrol listeleri oluşturulmasını sağlar.
- Alınan yolun ne olduğunun gözlemlenmesini sağlar.
- İş süreçlerini hızlandırır.
5-Disiplin (Shitsuke)
Disiplin Bu maddeden önce anlatılan dört adımı bir birine bağlayan asıl unsurdur. Önemli olan ilk dört maddeyi uyguladıktan sonra bunların sürekliliğini sağlayabilmek ve bu kültürü çalışanlara yerleştirebilmektir.
Disiplin ne şekilde sağlanabilir?
- Çalışanların eğitimi ve bu eğitimlerin düzenli periyotlar ile tekrarı.
- Yapılan değişiklikleri , iyileştirmeleri zamanında duyurmak ve hemen uygulamasını sağlamak. Gerekliyse tekrar eğitim düzenlemek.
- Düzene uyum sağlayan ve tüm gereklilikleri yerine getiren çalışanları ödüllendirerek diğer çalışanları teşvik etmek.
- Sloganlar bulmak, kampanyalar düzenlemek kısacası ortamda kaliteyi sağlamak.
Disiplin ne sağlar?
- Motivasyonu arttırır.
- Kişide sorumluluk bilinci oluşturur.
- Kişilere belirli görevler vererek, sorumlulukların paylaşılmasını sağlar ve kişisel gelişime katkıda bulunur.
- Çalışanda değer yargısı oluşturarak, kendini takımın bir parçası olarak görmesini sağlar , buda işini sahiplenme duyusunu güçlendirir.
- Kişilere işini yapabilecek yeterli öz güveni kazandırır.
Sonuç olarak; yukarıda bahsedilen 5 basamağın uygulanması şirketinizdeki verimi arttıracak ve başarıya giden yolda emin adımlar atmanızı sağlayacaktır. Gelişen teknoloji şirketlere hızlı kararlar almak durumunda bırakıyor. Kararlar alırken aynı zamanda doğru ve kesin olmalıdır. Şirketlerin sürdürülebilir olmalarında ki en büyük unsur öncelikle kalite yönetim mantığını kavramak, bunu istemek ve uygulayarak benimsemekten geçiyor. Kalite yönetimi bir felsefe olarak benimsenmeli ve bahsettiğimiz 5S uygulaması gibi bir çok kalite yönetim tekniği beraber uygulanmalıdır. Zemini sağlam temellere oturtulmamış ve sadece sertifikam olsun diye uygulanmış bir kalite yönetim mantığı şirkete hiç bir karlılık getirmeyeceği gibi, müşteri kayıplarına kadar varacak olumsuz sonuçlar doğurabilir. Bu sistemlerde ilk şart üst yönetimin talebi ve sistemi özümsemesinden geçer. Bu nedenle şirketler, tam zamanında ve en ideal şekilde ihtiyaçlarına uygun yönetim felsefesini planlayarak hayata geçirmelidir.
Kaynaklar;
1-wikipedia.org
2-tpmdanismanlık.com
3-slideshare.net/gulperbasmaci/5s-sunum-2009