Yönetim Sistemlerinde Eğitimin Rolü

Kişinin belirli bir konuda bilgi ve beceri sahibi olmasının sağlanması’’ olarak tanımlanan eğitimin, son yıllarda özellikle de herhangi bir yönetim sistemi ile çalışan kuruluşların gündeminde ilk sıralarda yer aldığını görmekteyiz. Eğitimin sürekli gündemde olması, bu konuda konuşulması, toplantılarda eğitime mesai harcanması, firmanın kurumsal kimliği açısından ve kurum kalite kültürü açısından oldukça pozitif bir durum. Ancak, eğitimin gerçekten sisteme, personele ve kurum kalite kültürüne katkı sağlayıp sağlamadığı, verilen eğitimlerin geri dönüş başarısı ve uzun vadede firmaya kazançları için eğitimi sadece konuşmak yetmiyor, daha fazlasına ihtiyacımız var.

İyi bir eğitim organizasyonu, her şeyden önce doğru bir planlamaya ihtiyaç duyar. Bu planlama genellikle kuruluşun bir yıllık üretim, denetim ve yatırım planı ile orantılı şekilde hazırlanmalıdır. Planlama hangi departmanların eğitileceğini, eğitimin şeklinin ne olacağını (online, yüzyüze, uygulamalı vb.) ve eğitimler için en uygun zaman diliminin ne zaman olacağını kesinlikle içermelidir.

Planlamanın en önemli aşamalarından biri de eğitime ayrılan bütçedir. Eğitim planı yaparken bütçe konusunda oldukça bonkör davranılır ancak süreç içinde tasarruf tedbiri alınması gerektiğinde ilk feda edilen ne yazık ki eğitim bütçesi olur. Bu durum, kuruluşun hem kurum kalite kültürüne ters düşüyor, hem de ilan edilmiş eğitim planının kapsamının sürekli daraltılması personelin kuruluşa olan aidiyet duygusunu zedelemiş oluyor. Bu nedenle eğitim bütçesinin verimli kullanılması gerekiyor. Çok fazla eğitim yerine ihtiyaç kadar eğitim, gereğinden fazla personelin katılımı yerine eğitim ihtiyaç analizi ile seçilmiş katılımcılar, ucuz eğitici yerine yeterliliği olan eğitici planlama yaparken gündemin ilk sıralarında olmalıdır.

Eğitim planına elbette ki yüzde yüz uyum beklenir, ancak kuruluş menfaatleri çerçevesinde bu planda değişiklikler meydana gelebilir. Örneğin, planlanan eğitimler sonradan ortaya çıkan lansman, denetim, fuar veya yoğun bir sipariş dönemine denk geliyor ise planlanan tarihten önceye veya sonraya yeniden tarihlendirilebilir.  Ya da eğitim planı gerçekleştikten sonra meydana gelen uygunsuzluklar ve talepler doğrultusunda eğitim planına ilaveler yapılabilir veya plan dışı eğitimler verilebilir.

 Başarılı bir eğitimin kilit noktası eğitici-katılımcı-eğitim ortamı uyumudur. Çok başarılı bir eğitmenle çalışabilirsiniz, ancak katılımcı profilinize uygun değilse eğitim geri dönüş başarısı beklemeniz olanaksızdır. Ya da eğitmen-katılımcı uyumunuz beklentiyi karşılasa da eğitimin gerçekleştiği salon ve ekipmanların yetersiz olması hem eğitmenin hem de katılımcının eğitime olan adaptasyonunu olumsuz etkileyecektir. Bu nedenle eğitim planında yer alan her bir eğitim için aşağıdaki sorular cevaplanmalı ve eğitim organizasyonuna bu soruların cevapları yön vermelidir.

• Bu eğitime gerçekten ihtiyaç duyan personeller kimler?
• Eğitime katılacak personellerin eğitim seviyeleri ve anlama düzeyleri birbirine yakın mı?
• Eğiticinin yetkinlik ve tecrübesi kuruluşun yaptığı işle ilgili somut örnekler vermesine yetiyor mu, referansları var mı?
• Eğitim salonu, eğitimin verileceği laboratuvar/atölye veya online eğitim platformu tüm katılımcıların görsel ve işitsel olarak eğitime katılımını destekliyor mu?
• Eğitim salonunun, eğitimin verileceği laboratuvar/atölye aydınlatma, sıcaklık, ses, kişisel ihtiyaç alanlarına yakınlık vb konularda yeterli mi?
• Online eğitimler için eğitim platformu alt yapısı kesintisiz katılıma uygun mu?
• Eğitimin saati katılımcıların mevcut sorumluluklarını aksatmayacak veya kişisel zamanlarını sabote etmeyecek (yemek, mola vb) bir zamanda mı?

Bu soruların cevapları ile eğitime gerçekten ihtiyaç duyan katılımcıları tespit edip katılımcı profiline uygun eğitici ile doğru zamanda, doğru mekanda ve uygun şartlarda verimli bir eğitim gerçekleşmesi sağlanmış olacaktır. Verimli geçen her bir eğitim, uzun vadede uygunsuzluk sayısını azaltacak ve eğitim tekrarlanma süresini uzatacaktır.

Eğitim veriminin somut olarak ölçülmesi eğitim etkinliğinin ölçülmesi ile mümkündür. İyi bir planlama, doru bir organizasyon ile gerçekleştirdiğimiz her bir eğitim için yeni bir süreç başlıyor diyebiliriz. Bu süreç elbette ki eğitimdeki katılımcı-eğitici-eğitim ortamı seçimimizdeki somut başarımızı veya başarısız olduğumuz yanlarımızı ortaya koyacak olan eğitim etkinliğinin ölçülmesi sürecidir.

Eğitim etkinliğinin ölçülmesi ile akıllara ilk önce yazılı sınav gelebilir ancak eğitim etkinliği ölçümü pek çok yol ile gerçekleşebilir. Katılımcı profiline göre seçim yapılacaksa; katılımcıların yazılı ve sözlü ifade gücüne göre klasik yazılı sınav, çoktan seçmeli sınav veya sözlü sınav tercih edilebilir. Örneğin, eğitim seviyesi düşük ve yazılı olarak düşüncelerini net bir şekilde aktaramayacak katılımcı kitlesi var ise sözlü sınav tercih edilebilir. Eğer eğitimin konusuna göre seçim yapılacaksa; teorik bir eğitim ise yazılı sınav, vaka-çözüm ilişkisi içeriyor ise sözlü sınav, uygulamalı bir eğitim ise (işbaşı eğitimi gibi) tekrarlı kişisel doğru uygulama sayısı, online eğitim ise online yazılı sınav veya karşılıklı soru- cevap, bilgilendirme eğitimi ise eğitici gözlemi tercih edilebilir. Bazen uzun vadede yaşanan olaylar bile eğitimin etkili olup olmadığı ile ilgili bizlere fikir verebilir. Örneğin, eğitim tarihinden kısa bir süre sonra eğitim konusu dâhilindeki bir çalışmada meydana gelen bir hata veya bir denetim sırasında tespit edilen bir uygunsuzluk verilen eğitimin başarısı veya eğitimin ne kadar süre etkinliğini devam ettirdiği ile ilgili bizlere fikir verebilir. Böylece eğitimi değerlendirip, başarısızlık nedenini araştırabilir veya o konudaki eğitim sıklığı arttırılabilir.

Başarısız her eğitim irdelenmelidir. Her eğitim organizasyonunda tüm adımları özenle atsak bile bazen eğitimin geri dönüşü beklentiyi karşılamayabiliyor. Bu noktada ne yazık ki tüm gözler katılımcıya dönmüş oluyor. Nasıl ki eğitimi organize ederken çök yönlü düşünüp eğitimin başarısı için eğiticiden eğitimin saatine, katılımcı profilinden eğitim ortamına kadar tek tek düşünüldüyse, başarısız sonuçlanan her bir eğitim için de aynı faktörler irdelenmelidir.

Başarısız eğitimlerin nedeni ilk bakışta katılımcının kişisel başarısızlığı, ilgisizliği gibi görünse de diğer katılımcıların başarı durumu, varsa aynı eğitimin farklı eğitici ile verildiği eğitim raporları veya aynı eğiticin farklı zamanlarda verdiği eğitimlerin raporları bizlere başarısızlığın eğitici kaynaklı olup olmadığı hakkında bilgi verebilir. Aynı şekilde, katılımcıların tamamının başarısızlığı veya düşük başarı oranı eğitici kaynaklı gibi görünse de eğitim ortamının her katılımcıya aynı imkanı sunamaması (ses, görüntü, ışık), eğitim ortamının ergonomik şartlarının katılımcıyı strese sokması (aşırı soğuk-sıcak, gürültülü), eğitimin yemek saati veya çıkış saati gibi riskli zamanlara denk gelmesi de katılımcıların eğitim adaptasyonuna olumsuz etki yapabilmektedir. Tek bir kişinin başarısız olduğu eğitimlerde kişinin eğitim günü için fiziki ve ruhsal sağlık durumu, eğitim günü iş yoğunluğunun fazla olması ile adaptasyon sorununun olup olmadığı, eğitim için seviyesinin uygun olup olmadığı araştırılabilir.

Başarısız eğitimin kök neden tespiti mutlaka raporlanmalı ve sonraki eğitim planları için yol gösterici olarak değerlendirilmelidir. Eğitim planları kalite yönetim sistemlerinde yıllık değerlendirilirken, 3 ve 5 yıllık genel değerlendirmelerin de kuruluşun eğitim başarı ivmesini görmesi ve eğitim politikasını gidişata göre revize etmesine katkıda bulunacaktır.

İyi bir planlama, iyi bir organizasyon, iyi bir eğitim etkinliği değerlendirmesi olası uygunsuzlukların sayısını azaltacak, iç-dış denetim başarısına etki edecek, ayrıca personelin değerli hissetmesine ve aidiyet duygusunun pekişmesine katkı sağlayacaktır.

Gamze Kalelioğlu Akbulut eğitimlerini incelemek için tıklayınız.